Met Mail AI beantwoordt Holli vragen van bezoekers per e-mail. Bezoekers kunnen hun vraag via een formulier versturen of rechtstreeks mailen naar het e-mailadres van Holli.

Wat kan Mail AI?

Mail AI helpt bij vragen over je bedrijf, producten of diensten. Denk bijvoorbeeld aan:

• Wat zijn jullie openingstijden?
• Welke faciliteiten of diensten bieden jullie aan?
• Hoe kan ik jullie locatie bereiken?
• Welke voorwaarden gelden er?

De bezoeker stelt een vraag via een formulier of mailt rechtstreeks naar het e-mailadres van Holli en ontvangt het antwoord per e-mail.

Je kiest zelf of Holli het antwoord direct verstuurt of dat je het eerst wilt beoordelen.

Waar haalt Holli de antwoorden vandaan?

Mail AI gebruikt dezelfde centrale kennisbank als Chat AI en WhatsApp AI. Je hoeft informatie over je bedrijf dus maar op één plek toe te voegen en bij te houden.

Zorg dat de kennis en bronnen volledig, actueel en consistent zijn. Daarmee geef je Holli een goede basis om vragen te beantwoorden.

Kan ik de stijl van de mails aanpassen?

Je kunt de opmaak beperkt aanpassen, bijvoorbeeld het lettertype en de kleuren.

Daarnaast kun je voor Mail AI een eigen communicatiestijl instellen. Zo kan Holli via chat of WhatsApp kort en informeel reageren, terwijl ze per e-mail een formelere toon gebruikt.

Waar bekijk ik de mails?

Je bekijkt binnengekomen mails en de antwoorden van Holli in de beheeromgeving. Daar kun je ook antwoorden beoordelen voordat je ze verstuurt, als je voor die werkwijze hebt gekozen.

De mailbox van Holli kun je niet als gewone mailbox in bijvoorbeeld Outlook laden. Het is wel mogelijk om een CC te sturen naar je eigen emailadres.

Hoe wordt Mail AI aangesloten?

Je IT-partner maakt een e-mailadres aan. Wij koppelen dit adres aan de mailagent van Holli.

Daarna stelt je IT-partner de benodigde e-mailrecords in. Deze helpen ontvangende mailservers te controleren of Holli namens jouw e-mailadres mag versturen en verkleinen de kans dat berichten als spam worden gezien.

The post Mail AI uitgelegd appeared first on AI-agent Holli.

Je kiest zelf of Holli e-mails automatisch verstuurt of dat je de antwoorden eerst wilt controleren. Deze instelling kun je op elk moment wijzigen.

Open de verzendinstellingen

Ga in de beheeromgeving naar AI-Agents → E-mail en klik bij je mailagent op Wijzig.

Open het tabblad Gedrag. Bovenaan vind je de dropdown Versturen van de e-mail.

Automatisch versturen

Kies voor automatisch versturen als je wilt dat Holli de antwoorden direct naar de bezoeker mailt.

Holli stelt het antwoord op en verstuurt dit zonder dat je het vooraf controleert. Je kunt de mails achteraf nalezen bij Gesprekken → E-mail.

Eerst controleren en handmatig versturen

Kies Nee, eerst controleren en handmatig versturen als je ieder antwoord wilt beoordelen voordat het wordt verzonden.

Holli maakt het antwoord klaar. Je beoordeelt dit vervolgens bij Gesprekken → E-mail en verstuurt de mail na je controle. Zolang je dit niet doet, wordt het antwoord niet verzonden.

De uitleg hierover vind je bij Mails goedkeuren.

Sla je keuze op

Klik op Opslaan om de instelling te bewaren.

Je kunt bijvoorbeeld beginnen met handmatige controle en later overstappen op automatisch versturen, zodra je tevreden bent over de antwoorden van Holli.

The post Automatisch of handmatig versturen appeared first on AI-agent Holli.

Als je kiest voor handmatig versturen, maakt Holli een antwoord klaar dat je eerst zelf beoordeelt. Je controleert de inhoud en verstuurt de mail daarna vanuit de beheeromgeving.

Open de e-mail

Ga naar Gesprekken → E-mail en open het tabblad Onbeantwoord.

Klik op de mail die je wilt beoordelen.

Controleer het antwoord

Lees de vraag van de bezoeker en onderaan de pagina het antwoord dat Holli heeft opgesteld.

Klopt iets niet of ontbreekt er informatie? Pas het antwoord aan voordat je de mail verstuurt.

Controleer ook of je de kennisbank moet bijwerken. Zo kan Holli vergelijkbare vragen in de toekomst beter beantwoorden. Lees hierover meer bij Informatie aanpassen.

Verstuur de e-mail

Ben je tevreden over het antwoord? Verstuur de mail vanuit het geopende bericht.

Je kunt verzonden mails terugvinden onder Archief.

The post E-mail beoordelen en versturen appeared first on AI-agent Holli.

Je kunt de basisopmaak van de e-mails van Holli aanpassen aan je huisstijl. Je kiest het lettertype, de lettergrootte en de tekstkleur. Uitgebreide opmaak, zoals het instellen van koppen, is nog niet mogelijk.

Open de opmaakinstellingen

Ga in de beheeromgeving naar AI-Agents → E-mail en klik bij je mailagent op Wijzig.

Open het tabblad Gedrag en scroll naar E-mail Opmaak.

Kies het lettertype

Selecteer bij Lettertype het gewenste lettertype uit de dropdown.

Kies een lettertype dat aansluit op je huisstijl en prettig leesbaar is.

Stel de lettergrootte in

Kies bij Lettergrootte hoe groot de tekst wordt weergegeven, bijvoorbeeld 14px – Normaal.

Kies de tekstkleur

Klik bij Tekstkleur op het kleurvak om een kleur te kiezen. Je kunt ook een kleurcode invullen, zoals #000000 voor zwart.

Zorg voor voldoende contrast met de achtergrond, zodat de e-mail goed leesbaar blijft.

Bekijk het voorbeeld

Onder de instellingen staat Voorbeeld. Hier zie je hoe de e-mail eruitziet met de gekozen opmaak, inclusief de ingestelde aanhef en afsluiting.

Sla de instellingen op

Klik op Opslaan om de opmaak te bewaren.

The post Opmaak van e-mails instellen appeared first on AI-agent Holli.

Je stelt zelf in met welke aanhef Holli een e-mail begint en hoe ze deze afsluit. Zo sluiten de mails aan bij de communicatiestijl van je bedrijf.

Open de instellingen

Ga in de beheeromgeving naar AI-Agents → E-mail en klik bij je mailagent op Wijzig.

Open het tabblad Gedrag. Hier vind je Aanhef van de e-mail en Afsluiting van de e-mail.

Stel de aanhef in

Vul bij Aanhef van de e-mail de begroeting in die Holli moet gebruiken. Bijvoorbeeld:

Beste [afzender],

De code [afzender] wordt gebruikt voor de naam van de afzender. Laat deze code staan als je een persoonlijke aanhef wilt gebruiken.

Je kunt ook een algemene begroeting invullen, zoals:

Goedendag,

Stel de afsluiting in

Vul bij Afsluiting van de e-mail de gewenste slotgroet en ondertekening in. Bijvoorbeeld:

Met vriendelijke groet,

Het team van Voorbeeldbedrijf

Vervang de voorbeeldnaam door je eigen bedrijfsnaam. Gebruik witregels om de ondertekening overzichtelijk te houden.

Sla de instellingen op en test de mail

Klik op Opslaan.

Test daarna je mailagent en controleer of de aanhef en afsluiting naar wens worden weergegeven.

The post Aanhef en afsluiting van e-mails instellen appeared first on AI-agent Holli.

Je kunt een kopie van de e-mails van Holli naar je eigen e-mailadres laten sturen. Zo blijf je via je eigen inbox op de hoogte van de antwoorden die bezoekers ontvangen.

Open de instellingen

Ga in de beheeromgeving naar AI-Agents → E-mail en klik bij je mailagent op Wijzig.

Open het tabblad Gedrag en ga naar Kopie ook e-mailen naar dit e-mail adres.

Vul je e-mailadres in

Vul het e-mailadres in waarop je de kopieën wilt ontvangen en klik op Opslaan.

Wil je de kopieën later op een ander adres ontvangen? Pas het adres dan hier aan. Maak het veld leeg om geen kopieën meer te ontvangen en sla de wijziging op.

Gebruik de kopie ter informatie

De kopie is bedoeld om mee te lezen. Holli blijft de communicatie met de bezoeker verzorgen. Reageer daarom niet zomaar vanuit je eigen inbox op de kopie; zo voorkom je dat jouw antwoord en dat van Holli door elkaar gaan lopen.

Wil je antwoorden controleren voordat ze naar de bezoeker worden verstuurd? Kies dan voor handmatige controle. Lees hierover meer bij Automatisch of handmatig versturen.

The post Kopie (CC) van e-mails ontvangen appeared first on AI-agent Holli.

Via de spamblokkade kun je e-mailadressen blokkeren, bijvoorbeeld als je ongewenste reclame of spam ontvangt. Zo voorkom je dat Holli deze berichten beantwoordt.

Open de spamblokkade

Ga in de beheeromgeving naar Gesprekken → E-mail.

Klik rechts op Spamblokkade. Hier vind je het overzicht van geblokkeerde e-mailadressen.

Voeg een e-mailadres toe

Klik op E-mailadres blokkeren.

Vul bij E-mailadres het volledige adres in dat je wilt blokkeren, bijvoorbeeld spam@voorbeeld.nl.

Bij Reden voor blokkade kun je aangeven waarom je het adres blokkeert, zoals ‘Spam’ of ‘Ongewenste reclame’. Zo kun je later terugzien waarom de blokkade is ingesteld.

Meerdere adressen tegelijk blokkeren

Je kunt ook een wildcard gebruiken om meerdere adressen te blokkeren:

• *@voorbeeld.nl blokkeert alle e-mailadressen die eindigen op @voorbeeld.nl.
• naam@* blokkeert het gedeelte vóór het apenstaartje bij ieder domein, bijvoorbeeld naam@voorbeeld.nl en naam@anderbedrijf.nl.

Controleer bij een wildcard goed welke adressen eronder vallen, zodat je alleen de bedoelde afzenders blokkeert.

Sla de blokkade op

Klik op Opslaan om de blokkade vast te leggen.

Je vindt het adres daarna terug in het overzicht bij Spamblokkade.

The post E-mailadres blokkeren appeared first on AI-agent Holli.

Wil je zien welke vragen gasten per e-mail stellen en hoe Holli daarop antwoordt? In de beheeromgeving kun je mailgesprekken nalezen en bekijken welke informatie Holli heeft gebruikt.

Open het e-mailoverzicht

Klik in het menu aan de linkerkant op Gesprekken → E-mail.

Je komt in het overzicht van onbeantwoorde en gegenereerde berichten. Wil je verzonden mailgesprekken nalezen? Klik dan op Archief.

Bekijk de gegevens van een gesprek

In het archief zie je per mailgesprek de volgende informatie:

• Afzender: het e-mailadres van de gast.
• Type bericht: of de vraag via een formulier of rechtstreeks per e-mail is binnengekomen.
• Cijfer: de beoordeling die Holli aan het gesprek geeft. Als Holli een vraag niet of niet volledig kon beantwoorden, kan het cijfer lager zijn.
• Gesprekskosten: de kosten van het gesprek.
• Datum: wanneer het bericht is ontvangen en het antwoord is verzonden.

Het cijfer helpt je bepalen welke gesprekken aandacht nodig hebben. Lees het gesprek zelf na om te beoordelen of het antwoord klopt en volledig is.

Lees het volledige gesprek

Klik op het bericht dat je wilt bekijken.

Je ziet nu de vraag van de gast en het antwoord van Holli. Zo kun je controleren welke informatie de gast heeft ontvangen.

Bekijk welke bronnen Holli heeft gebruikt

Onderaan het gesprek vind je informatie over hoe Holli de vraag heeft geanalyseerd en welke bronnen voor het antwoord zijn gebruikt.

Klopt een antwoord niet of ontbreekt er informatie? Controleer dan de gebruikte bron. Mogelijk is de informatie verouderd, onvolledig of onjuist. Pas de informatie aan bij Kennis & bronnen en test daarna of Holli de vraag goed beantwoordt.

The post Mailgesprekken nalezen appeared first on AI-agent Holli.